Een document toevoegen aan een documentbibliotheek

Documentbibliotheken

Documentbibliotheken zijn verzamelingen bestanden die u deelt met teamleden. U kunt bijvoorbeeld een bibliotheek maken van algemene afbeeldingen voor een project of een verzameling Microsoft Word-documenten met maandelijkse statusrapporten.

Een documentbibliotheek wordt weergegeven op een pagina met daarop alle bestanden en de bijbehorende eigenschappen, plus hyperlinks naar de bestanden. De pagina bevat tevens opdrachten voor het toevoegen van bestanden, het sorteren en filteren van bestanden, het activeren van een andere weergave van de bibliotheek en het aanpassen van het ontwerp van de bibliotheek. U kunt zich ook abonneren om bericht te ontvangen wanneer de bibliotheek is gewijzigd.

Wanneer u een bestand toevoegt aan of verwijdert uit een documentbibliotheek, worden alle hyperlinks naar het bestand op de teamwebsite automatisch bijgewerkt.

De teamwebsite wordt standaard geleverd met een ingebouwde documentbibliotheek met de naam Gedeelde documenten. Deze bibliotheek kunt u openen via de balk Snelstarten en de pagina Documentbibliotheken.

Soorten documenten

U kunt elk type bestand opslaan in een documentbibliotheek. Er zijn echter verschillende redenen waarom het zinvol is documentbibliotheken te gebruiken in combinatie met clientprogramma's die compatibel zijn met SharePoint Team Services, zoals Microsoft Office XP:

• Als u een webmap of netwerklocatie gebruikt, kunt u een document net zo gemakkelijk opslaan in een documentbibliotheek als in een map op de vaste schijf.
• U kunt een sjabloon instellen waarmee automatisch het juiste programma wordt gestart en documenten consistent worden opgemaakt wanneer teamleden nieuwe documenten maken. U kunt voor elke documentbibliotheek een sjabloon opgeven die als basis moet worden gebruikt voor alle nieuwe documenten.
• U kunt documenten openen en wijzigen vanuit SharePoint Team Services-compatibele clientprogramma's alsof de documenten zijn opgeslagen op een andere netwerklocatie of een lokaal station.

Aangepaste eigenschappen

Als u een documentbibliotheek maakt, kunt u instellen welke gegevens moeten worden ingevoerd wanneer een auteur een bestand toevoegt aan de bibliotheek.

Als u bijvoorbeeld een documentbibliotheek met productplannen hebt, kunt u instellen dat auteurs de titel, opmerkingen over de inhoud en de status van het document (zoals concept of goedgekeurd) moeten invoeren.

Mapweergave

U kunt de mapweergave van een documentbibliotheek activeren zodat u met bestanden in de bibliotheek kunt werken alsof het bestanden in de Verkenner van Microsoft Windows zijn. In de mapweergave hebt u deze mogelijkheden:

• Bestanden verwijderen
• Namen van bestanden wijzigen
• Bestanden kopiëren en plakken van het bureaublad, inclusief slepen en neerzetten
• Meerdere bestanden selecteren voor verwijderen, verplaatsen of kopiëren

Opmerking   De mapweergave is alleen beschikbaar als een SharePoint Team Services-compatibel clientprogramma, zoals Microsoft Office 2000, en Microsoft Internet Explorer 5 of later zijn geïnstalleerd.

1. Klik op de bovenste koppelingsbalk op Documenten.
2. Klik op de naam van de documentbibliotheek waaraan u het bestand wilt toevoegen.
3. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   Een nieuw document maken

   Opmerking   Als u een nieuw document wilt maken, moet u beschikken over een SharePoint Team Services-compatibel clientprogramma, zoals Microsoft Office XP, en Microsoft Internet Explorer 4,0 of later.

   1. Klik op Nieuw document.

      Het programma dat is gekoppeld aan deze documentbibliotheek wordt geopend.

   2. Maak het document en klik vervolgens op Opslaan in het menu Bestand.
   3. Typ in het vak Bestandsnaam een naam voor het document.
   4. Als u de indeling van het document wilt opgeven, klikt u op een indeling in het vak Opslaan als.

      Bestandsindelingen in documentbibliotheken

      Wanneer u een nieuw document maakt in een documentbibliotheek, kunt u het document opslaan in een binaire indeling (zoals doc, xls., enzovoort) of in een indeling die geschikt is voor weergave op het web (htm of mht). Elke indeling heeft voor- en nadelen. Uw keuze is afhankelijk van de manier waarop u het document wilt gaan gebruiken.

      Programma-specifieke indelingen

      Programma-specifieke indelingen zijn Microsoft Word-document (.doc), Microsoft Excel-werkmap (.xls), Microsoft PowerPoint-presentatie (.ppt), enzovoort.

      Voordelen

      • Runtime-functies blijven behouden. U kunt kolommen bijvoorbeeld sorteren en filteren in een Excel-werkblad.

      Nadelen

      • Teamleden moeten over het juiste programma beschikken om de documenten te kunnen lezen.
      • Het is niet mogelijk om met de functie Webdiscussies een discussie-thread in te voegen in de hoofdtekst van het document. Discussieopmerkingen worden weergegeven in een afzonderlijk deelvenster.

      Webindelingen

      Webindelingen zijn Webpagina (.htm) en Webarchief (.mht).

      Voordelen

      • Teamleden hoeven niet over het juiste programma te beschikken om het document te kunnen lezen.
      • Met de functie Webdiscussies is het mogelijk een discussie-thread in te voegen in een document.

      Opmerking   Als het document verschillende onderdelen bevat, zoals figuren of meerdere PowerPoint-dia's, kunt u het document opslaan als een webarchief (mht-indeling) om één bestand te maken in de documentbibliotheek.

      Nadelen

      • Runtime-functies gaan mogelijk verloren. U kunt kolommen bijvoorbeeld niet sorteren en filteren in een Microsoft Excel-werkblad.
   5. Klik op Opslaan.
   6. Als het dialoogvenster Eigenschappen van webbestand verschijnt, vult u het formulier in en klikt u op OK.

   Een bestaand document toevoegen

   1. Klik op Document laden.
   2. Klik op Bladeren om het bestand te zoeken dat u wilt laden, selecteer het bestand en klik op Openen.
   3. Als dit bestand een bestand met dezelfde naam in de bibliotheek moet vervangen, schakelt u het selectievakje Wilt u het document overschrijven als het al bestaat? in.
   4. Als er andere velden zijn, vult u die velden op de gewenste manier in.
   5. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Als u het document wilt opslaan in de bibliotheek, klikt u op Opslaan en sluiten.
   • Als u het laden van het document wilt annuleren, klikt u op Terug naar de documentbibliotheek.