Een document in een documentbibliotheek lezen, bewerken of verwijderen

Documentbibliotheken zijn verzamelingen bestanden die u deelt met teamleden. U kunt bijvoorbeeld een bibliotheek maken van algemene afbeeldingen voor een project of een verzameling Microsoft Word-documenten met maandelijkse statusrapporten.

Een documentbibliotheek wordt weergegeven op een pagina met daarop alle bestanden en de bijbehorende eigenschappen, plus hyperlinks naar de bestanden. De pagina bevat tevens opdrachten voor het toevoegen van bestanden, het sorteren en filteren van bestanden, het activeren van een andere weergave van de bibliotheek en het aanpassen van het ontwerp van de bibliotheek. U kunt zich ook abonneren om bericht te ontvangen wanneer de bibliotheek is gewijzigd.

Wanneer u een bestand toevoegt aan of verwijdert uit een documentbibliotheek, worden alle hyperlinks naar het bestand op de teamwebsite automatisch bijgewerkt.

De teamwebsite wordt standaard geleverd met een ingebouwde documentbibliotheek met de naam Gedeelde documenten. Deze bibliotheek kunt u openen via de balk Snelstarten en de pagina Documentbibliotheken.

Soorten documenten

U kunt elk type bestand opslaan in een documentbibliotheek. Er zijn echter verschillende redenen waarom het zinvol is documentbibliotheken te gebruiken in combinatie met clientprogramma's die compatibel zijn met SharePoint Team Services, zoals Microsoft Office XP:

Als u een webmap of netwerklocatie gebruikt, kunt u een document net zo gemakkelijk opslaan in een documentbibliotheek als in een map op de vaste schijf.
U kunt een sjabloon instellen waarmee automatisch het juiste programma wordt gestart en documenten consistent worden opgemaakt wanneer teamleden nieuwe documenten maken. U kunt voor elke documentbibliotheek een sjabloon opgeven die als basis moet worden gebruikt voor alle nieuwe documenten.
U kunt documenten openen en wijzigen vanuit SharePoint Team Services-compatibele clientprogramma's alsof de documenten zijn opgeslagen op een andere netwerklocatie of een lokaal station.

Aangepaste eigenschappen

Als u een documentbibliotheek maakt, kunt u instellen welke gegevens moeten worden ingevoerd wanneer een auteur een bestand toevoegt aan de bibliotheek.

Als u bijvoorbeeld een documentbibliotheek met productplannen hebt, kunt u instellen dat auteurs de titel, opmerkingen over de inhoud en de status van het document (zoals concept of goedgekeurd) moeten invoeren.

Mapweergave

U kunt de mapweergave van een documentbibliotheek activeren zodat u met bestanden in de bibliotheek kunt werken alsof het bestanden in de Verkenner van Microsoft Windows zijn. In de mapweergave hebt u deze mogelijkheden:

Bestanden verwijderen
Namen van bestanden wijzigen
Bestanden kopiëren en plakken vanaf het bureaublad
Meerdere bestanden selecteren voor verwijderen, verplaatsen of kopiëren

Opmerking De mapweergave is alleen beschikbaar als een SharePoint Team Services-compatibel clientprogramma, zoals Microsoft Office 2000, en Microsoft Internet Explorer 5 of later zijn geïnstalleerd.

Klik op de bovenste koppelingsbalk op Documenten en klik vervolgens op de naam van de gewenste documentbibliotheek.
Ga op een van de volgende manieren te werk:

Een document lezen
- Klik op de pagina met de bibliotheek op de naam van het bestand dat u wilt lezen.
Een document bewerken
Opmerking Als u het document wilt bewerken binnen de bibliotheek, moet u beschikken over een SharePoint Team Services-compatibel programma, zoals Microsoft Office XP, en Microsoft Internet Explorer 4,0 of later.
1. Klik in de rij met de naam van het document op Bewerken .
2. Klik op Bewerken in... om het programma te openen waarmee het document is gemaakt.
3. Bewerk het document en sla het vervolgens op.
Gegevens van een document bewerken
1. Klik in de rij met de naam van het document op Bewerken .
2. Wijzig de gegevens van het document en klik op Opslaan en sluiten.
Een document verwijderen
1. Klik in de rij met de naam van het document op Bewerken width="21" height="20">.
2. Klik op Verwijderen.